Quy định mới nhất về quản lý và sử dụng con dấu

Việc sử dụng con dấu nhận được sự quan tâm phần lớn từ các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp... Tuy nhiên, ít ai nắm được quy định pháp luật về quản lý dấu. Vì thế, bài viết này Hoatieu.vn sẽ chia sẻ cho bạn Quy định mới nhất về quản lý và sử dụng con dấu.

1. Quy chế sử dụng con dấu của Đảng

Tại quy định điểm 3 Mục III Thông tư liên tịch 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP thì việc sử dụng con dấu được quy định như sau:

2. Thông tư hướng dẫn sử dụng con dấu

Thông tư hướng dẫn sử dụng con dấu là Thông tư liên tịch 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP của Bộ công an - Ban tổ chức cán bộ Chính phủ số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng 05 năm 2002 về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. 

3. Quyết định giao nhiệm vụ quản lý con dấu

Ở mỗi địa phương khác nhau sẽ có quyết định giao nhiệm vụ quản lý con dấu khác nhau. Tùy thuộc vào đối tượng sử dụng và cách thức mà mỗi cơ quan, tổ chức sẽ tiến hành ra quyết định giao nhiệm vụ quản lý con dấu một cách phù hợp.

4. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu

• Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật.
• Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu.
• Việc đăng ký, quản lý con dấu và cho phép sử dụng con dấu phải bảo đảm các điều kiện theo quy định tại Nghị định này.
• Con dấu quy định trong Nghị định này là hình tròn; mực dấu màu đỏ.

5. Điều kiện sử dụng con dấu

• Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
• Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
• Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
• Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây: Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền; Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.

6. Quy định cụ thể về quản lý và sử dụng con dấu

Nghị định số 99/2016/NĐ-CP quy định cụ thể các cơ quan, tổ chức, chức danh sử dụng con dấu có hình Quốc huy; Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng. Ngoài ra, đối với hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới, Nghị định cũng quy định tùy cơ quan, tổ chức, chức danh khi đăng ký mẫu dấu mới sẽ nộp những giấy tờ khác nhau như: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động; Quyết định công nhận tổ chức. Ngoài ra, tùy trường hợp có thể phải nộp: Giấy phép hoạt động; Điều lệ hoạt động đã được phê duyệt; Văn bản quy định về tổ chức, hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp; Văn bản chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền.

Đối với trình tự, thủ tục nộp, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả về con dấu:

1- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp 01 bộ hồ sơ trực tiếp hoặc nộp qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

2- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thông tin, văn bản, giấy tờ và thực hiện: Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ cấp giấy biên nhận trực tiếp cho người nộp hồ sơ; Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ; Trường hợp không đủ điều kiện thì từ chối giải quyết.

3- Người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ phải có giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền, xuất trình thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

4- Văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu theo quy định của pháp luật;

5- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khi nộp hồ sơ đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu phải xuất trình con dấu đã được đăng ký trước đó để cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu kiểm tra, đăng ký theo quy định;

6- Tổ chức nước ngoài mang con dấu vào Việt Nam sử dụng, khi nộp hồ sơ phải nộp con dấu đã mang vào cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu để kiểm tra, đăng ký theo quy định;

7- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký mẫu con dấu mới, đăng ký lại mẫu con dấu, đăng ký thêm con dấu, đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

Như vậy, trên đây là ý kiến tư vấn cá nhân của Hoatieu.vn. Mời các bạn tham khảo thêm một số bài viết hữu ích khác như: Mẫu đơn đề nghị khắc, đổi lại con dấu của công đoàn, Thủ tục khắc con dấu mới nhất từ chuyên mục Hỏi đáp pháp luật của trang Hoatieu.vn.